제너시스템즈의 커뮤니케이터는 2009년부터 활동을 시작했는데,
매월 하나의 주제를 가지고 토론하고, 그 결과를 사내소통지(블로그)를 통해
전 직원과 공유하는 조직입니다.
2기 조직의 첫 회의의 주제는 "시간의 효율적 활용 방안"이라었습니다.
아마도 이 주제는 제너시스템즈라는 작은 기업에서만 일어나는 일들이 아니라,
국내 모든 기업에 해당되는 일일 것입니다.
여러분 기업도 시간의 효율적인 활용을 위해 많은 고민을 하고 계실 터이지만,
제너시스템즈 기업블로그에서 제안하는 시간의 효율적 활용을 위한 다섯 가지 제안을
보시고 공감했으면 합니다^^;
<커뮤니케이터 제안>
하루 종일 정신없이 보냈는데, 퇴근할 때 되돌아보면 막상 한 일은 별반 없는 날들 많지 않으신가요?
제2기 커뮤니케이터들이 4.14일 저녁에 만나 심층 토론해 보았습니다.
그 결과, 시간의 효율적 활용을 위해 아래와 같은 다섯 가지를 제안합니다.
1. 팀장, 실장, 본부장님들은 각 단위 조직 내에 무슨 일을 없애야 할지를 고민하여 시행해야 합니다.
- 좋은 회사를 위대한 회사로 도약시킨 리더는 ‘할 일’ 리스트보다
‘그만 둘 일’ 리스트를 더 잘 활용한 사람이다.
- 그런데 일반적으로는 계속 늘어나기만 하는 ‘할 일’ 리스트를 통해 하고,
또 더 하면서 도약의 계기를 만들려는 우를 범한다.
- 효율화란 가치를 낳지 않는 일을 과감하게 버리는 것이다.
- 직원들에게 새로운 미션을 부여하는 것도 중요한 일이지만, 부서 내에서 쓸데없이 하고 있는 일은 없는지,
어느 직원에게 과부하가 걸려 있지는 않은지, 어떤 일을 없애줄지 고민하는 관리자가 되어야 한다.
‘그만 둘 일’ 리스트를 더 잘 활용한 사람이다.
- 그런데 일반적으로는 계속 늘어나기만 하는 ‘할 일’ 리스트를 통해 하고,
또 더 하면서 도약의 계기를 만들려는 우를 범한다.
- 효율화란 가치를 낳지 않는 일을 과감하게 버리는 것이다.
- 직원들에게 새로운 미션을 부여하는 것도 중요한 일이지만, 부서 내에서 쓸데없이 하고 있는 일은 없는지,
어느 직원에게 과부하가 걸려 있지는 않은지, 어떤 일을 없애줄지 고민하는 관리자가 되어야 한다.
예를 들면
- 단순 보고나 통계 작성 등의 업무 중 하지 않아도 큰 지장이 없는 일들
- 이전에 했던 것을 답습해서 하는 일들 (이것을 계속해서 해야 하나? 하는 의문 없이)
- 형식적 절차에 관한 일들 (과감하게 생략)
- 상대적으로 중요도가 떨어지는 업무 (들어가는 노력에 비해)
- 이전에 했던 것을 답습해서 하는 일들 (이것을 계속해서 해야 하나? 하는 의문 없이)
- 형식적 절차에 관한 일들 (과감하게 생략)
- 상대적으로 중요도가 떨어지는 업무 (들어가는 노력에 비해)
2. 어떤 회의건 1시간 이상 하지 맙시다.
- 회의의 종류는 크게 ‘의사결정을 위한 회의’, ‘공유를 위한 회의’, 그리고 ‘브레인스토밍’ 정도,
이 중에 어떤 것도 1시간 이상해서 성과가 나오는 일은 없다.
- 회의 길게 하는 조직치고 좋은 성과를 내는 조직이 드물다.
사람이 제대로 집중할 수 있는 시간은 딱 30~40분 정도이기 때문이다.
- 기업들이 회의시에 가장 많이 하는 말 “다음 회의에서 결정합시다!!!!”
- 필요하다고 판단된 경우에도 필수 대상인 최소한의 사람만 부른다.
- 회의 시각에 1분이라도 늦으면 1천 원씩 내게 해서 5층의 불우이웃돕기 모금함에 넣는 캠페인을 하자. 일명 ‘지각 안하기 캠페인’
- 회의를 주재하는 사람이 요령 있게 진행해야 회의가 짧고 성과 있게 끝난다.
- 또한 주관자는 회의 말미에 반드시 회의 결과를 간단히 정리하고 확인을 받는다.
이 중에 어떤 것도 1시간 이상해서 성과가 나오는 일은 없다.
- 회의 길게 하는 조직치고 좋은 성과를 내는 조직이 드물다.
사람이 제대로 집중할 수 있는 시간은 딱 30~40분 정도이기 때문이다.
- 기업들이 회의시에 가장 많이 하는 말 “다음 회의에서 결정합시다!!!!”
- 필요하다고 판단된 경우에도 필수 대상인 최소한의 사람만 부른다.
- 회의 시각에 1분이라도 늦으면 1천 원씩 내게 해서 5층의 불우이웃돕기 모금함에 넣는 캠페인을 하자. 일명 ‘지각 안하기 캠페인’
- 회의를 주재하는 사람이 요령 있게 진행해야 회의가 짧고 성과 있게 끝난다.
- 또한 주관자는 회의 말미에 반드시 회의 결과를 간단히 정리하고 확인을 받는다.
3. 일주일 중 특정 요일을 정시 출근일로 정하자.
(*제너시스템즈는 출퇴근시간을 자율적으로 정하는 제도를 운영중)
- 일주일 중 어느 한 요일을 직원들 투표로 정해 그날은 9시까지 모든 직원이 출근한다.
- 회의나, 교육은 주로 이 날 아침에 소화한다.
- 대신에 이 날은 가급적 정시에 퇴근할 수 있도록 한다.
- 정시 퇴근해서 가정을 위해 시간을 쓴다면 그 또한 의미가 클 것이다.
- 회의나, 교육은 주로 이 날 아침에 소화한다.
- 대신에 이 날은 가급적 정시에 퇴근할 수 있도록 한다.
- 정시 퇴근해서 가정을 위해 시간을 쓴다면 그 또한 의미가 클 것이다.
4. 보고서는 A4 1~2장을 넘기지 않도록 합시다.
- 구두로 잠깐이면 될 일을 윗 상사가 보고서로 제출하고,
부서 간에도 전화로 하면 될 것을 협조 요청문서를 달라고 한다.
- 그러나 보니 막상 해야 할 일은 못하고 하루 종일 보고서만 쓰고 있다.
- 많은 노력과 정성을 기울였다는 것을 보여주기 위해 보고서 분량으로 승부하려는 사람도 있다.
- 사실 보고서를 짧게 쓰는 것이 더 어렵다. 보고서가 길다 보니,
쓰는 사람과 읽는 사람 모두 시간을 많이 뺏긴다.
- 말로 해도 될 일은 구두로 소통하고 끝내자.
이를 위해 서로 간의 신뢰가 필요하다면 그것부터 쌓아나가 보자.
- 제목이나 첫 줄만 읽어도 무슨 내용인지 알 수 있는 보고서가 좋은 보고서다.
- 보고서를 길게 쓰면 일 못하는 사람이란 인식이 만들어져야 한다.
마찬가지로 보고서를 자꾸 요구하는 상사도 좋은 상사는 아니다.
- 그리고 보고를 받는 사람 입장에서, 그 보고를 받고 무엇을 해줘야 하는 지를 분명히 알 수 있도록 하자.
부서 간에도 전화로 하면 될 것을 협조 요청문서를 달라고 한다.
- 그러나 보니 막상 해야 할 일은 못하고 하루 종일 보고서만 쓰고 있다.
- 많은 노력과 정성을 기울였다는 것을 보여주기 위해 보고서 분량으로 승부하려는 사람도 있다.
- 사실 보고서를 짧게 쓰는 것이 더 어렵다. 보고서가 길다 보니,
쓰는 사람과 읽는 사람 모두 시간을 많이 뺏긴다.
- 말로 해도 될 일은 구두로 소통하고 끝내자.
이를 위해 서로 간의 신뢰가 필요하다면 그것부터 쌓아나가 보자.
- 제목이나 첫 줄만 읽어도 무슨 내용인지 알 수 있는 보고서가 좋은 보고서다.
- 보고서를 길게 쓰면 일 못하는 사람이란 인식이 만들어져야 한다.
마찬가지로 보고서를 자꾸 요구하는 상사도 좋은 상사는 아니다.
- 그리고 보고를 받는 사람 입장에서, 그 보고를 받고 무엇을 해줘야 하는 지를 분명히 알 수 있도록 하자.
5. 업무 요청 메일을 받으면 짧게라도 반드시 회신 메일을 보냅시다.
- 우리는 업무의 많은 부분을 메일을 통해 처리하고 있다.
- 그렇기 때문에 메일을 잘 사용하는 것은 시간의 효율적 활용과 깊은 관련이 있다.
- 그런데 너무 많은 메일이 오다보니까, 정작 중요한 메일을 놓치는 경우가 종종 있다.
- 그래서 답변 왜 안주냐고 물어보면 뒤늦게 “메일 못 봤다.”고 하는 분들이 의외로 많다.
- 무엇보다, 메일을 받으면 “언제까지 조치하겠습니다.”,
“현재 늦어지고 있습니다. 이렇게 하겠습니다.”라는 답신 메일을 보내도록 하자.
- 그렇기 때문에 메일을 잘 사용하는 것은 시간의 효율적 활용과 깊은 관련이 있다.
- 그런데 너무 많은 메일이 오다보니까, 정작 중요한 메일을 놓치는 경우가 종종 있다.
- 그래서 답변 왜 안주냐고 물어보면 뒤늦게 “메일 못 봤다.”고 하는 분들이 의외로 많다.
- 무엇보다, 메일을 받으면 “언제까지 조치하겠습니다.”,
“현재 늦어지고 있습니다. 이렇게 하겠습니다.”라는 답신 메일을 보내도록 하자.
<기타 의견>
1. 의사결정을 기다리며 낭비하는 시간을 최소화합시다.
2. 불필요한 야근 좀 줄입시다.
3. 출근하면 하루 할 일과 그 우선순위를 정합시다.
4. 업무 배정을 할 때 세심하게 배려해 줍시다.
글쓴이 : 경영전략부문 기획조정팀 김정훈과장 [감정은행]
사내외 커뮤니케이션 업무에 매진하고 있으며 온라인에서 놀기를 좋아하는 은둔폐인이다.
제너시스템즈의 기업블로그에서 만날수 있으며, 감정은행이라는 필명으로 활동하고 있다. 브랜드, 커뮤니케이션,디자인 등에 관심이 많다.
2. 불필요한 야근 좀 줄입시다.
3. 출근하면 하루 할 일과 그 우선순위를 정합시다.
4. 업무 배정을 할 때 세심하게 배려해 줍시다.
사내외 커뮤니케이션 업무에 매진하고 있으며 온라인에서 놀기를 좋아하는 은둔폐인이다.
제너시스템즈의 기업블로그에서 만날수 있으며, 감정은행이라는 필명으로 활동하고 있다. 브랜드, 커뮤니케이션,디자인 등에 관심이 많다.
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제너서포터즈 2010/05/13 10:23 댓글주소 수정/삭제 댓글쓰기
위 항목 중 2번 완젼 공감해요!!!! 그리고, 회의 전 준비 좀 ... 제발~~~
다른 회사들도 많이 그럴까요? 아니면 다를까요?ㅎ
기업들의 관리자 분들이 꼭 보셨으면 하는 글입니다 ^^
잘 지켜서 개선되는 모습이 보인다면 좋을 것 같습니다^^;
과객 2010/05/13 13:37 댓글주소 수정/삭제 댓글쓰기
이글에 달 덧글은 아닌데 따로 달곳이 없어서 이곳에 다는 것을 양해 바랍니다.
회사에서 제공하는 사이트라면 맞춤법 정도는 어느정도 맞아야 하지 않을까 싶습니다.
더블어 문장의 내용도....
가끔씩 보이는 오타들이 눈에 좀 거슬리는 때가 있습니다. 요즘 좋은 툴들이 많은데,
직접 포스팅을 작성하기보다는 일단 워드 같은 곳에 글을 카피해서 맞춤법 검사를 한 후에 올리는 방법은 어떨까요?
이 글도 해보면 많이 걸러지겠네요 ^6^
즐거운 시간이 되길......
쓴소리 감사합니다
점검을 하기는 했으나 최종 편집을 하면서 오류가 발생한 듯 합니다. 앞으로는 주의해서 올리도록 하겠습니다.^^
4번...에 완전 공감합니다.. 좋은글 잘 읽었습니다
저도 4번이 개인적으로 좋더라구요..ㅎ
음... 2010/05/13 22:51 댓글주소 수정/삭제 댓글쓰기
관리자의 승인을 기다려야만 하는 댓글이라.. 순기능도 있겠지만 기업 이미지 상 폐쇠적인 이미지일 것 같다는 생각과 함께 윗 글을 읽고 제너시스템즈가 저기 있는 글의 절반의 절반만 이행해도 사원들이 웰빙할꺼 같다는 생각이 드네요.
폐쇄적이라고 보신다면 양해를 부탁드립니다.
제너시스템즈의 직원들도 개선을 하겠지만, 타기업들에서도 비슷한 문제점을 겪고 있을 것입니다.
웰빙보다 오히려 회사가 더 잘 돌아가도록 해보자는 차원이겠죠. 감사합니다.
이렇게 시간을 효율적으로 활용할 수 있는 아이디어를 함께 의논해 볼 수 있는 회의(!)를 거치는 것도 괜찮은 방법 같아요.
아이디어를 의논하는 회의를 거치는 방법이 좋죠.ㅎ
환유님은 그렇게 하고 계신듯?ㅎ